Algemene voorwaarden
Inhoudsopgave
- Definities
- Toepasselijkheid
- Totstandkoming van de overeenkomst
- Uitvoering van de opdracht
- Communicatie en bereikbaarheid
- Verplichtingen van de klant
- Geheimhouding
- Intellectuele eigendom
- Vergoeding en betaling
- Dossiervorming en archivering
- Online dienstverlening
- Aansprakelijkheid
- Overmacht
- Klachtenregeling
- Privacy en AI
- Beëindiging
- Wijziging voorwaarden
- Toepasselijk recht en geschillen
- Slotbepalingen
1. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
- Erfrechtplan: de besloten vennootschap EP B.V., gevestigd aan de Helftheuvelweg 47 F.003, 5222 AV ’s-Hertogenbosch, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64233804, btw-identificatienummer NL855578105B01, bereikbaar via info@erfrechtplan.nl.
- De klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Erfrechtplan opdracht geeft tot het verlenen van diensten.
- Vergoeding: de financiële vergoeding die Erfrechtplan voor uitvoering van de opdracht met de klant is overeengekomen.
- Diensten: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven of die voortvloeien uit, dan wel direct verband houden met de opdracht.
- Dossier: het geheel van documenten, correspondentie en andere gegevensdragers die betrekking hebben op de opdracht.
2. Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten en rechtsbetrekkingen tussen Erfrechtplan en de klant.
2.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen.
2.3 De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
3. Totstandkoming van de overeenkomst
3.1 Een overeenkomst komt tot stand na schriftelijke aanvaarding van de opdracht door Erfrechtplan en ondertekening van de opdracht tot dienstverlening door beide partijen.
3.2 Erfrechtplan sluit de werking uit van artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 Burgerlijk Wetboek.
3.3 Wordt de opdracht tot dienstverlening door een consument op afstand (bijvoorbeeld digitaal) of buiten de vestiging van Erfrechtplan ondertekend, dan heeft de consument het recht de overeenkomst binnen 14 dagen na ondertekening zonder opgave van redenen te herroepen, via info@erfrechtplan.nl. Verzoekt de klant uitdrukkelijk om binnen deze termijn met de werkzaamheden te beginnen, dan is bij herroeping een bedrag verschuldigd dat evenredig is aan het deel van de opdracht dat op dat moment is uitgevoerd. Heeft Erfrechtplan de opdracht binnen de herroepingstermijn volledig uitgevoerd, en heeft de consument vooraf uitdrukkelijk ingestemd met de start en verklaard te weten dat het herroepingsrecht dan vervalt, dan is herroepen niet meer mogelijk.
4. Uitvoering van de opdracht
4.1 Alle opdrachten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd met een inspanningsverplichting.
4.2 Erfrechtplan voert de werkzaamheden uit naar beste kunnen en met de zorgvuldigheid die van haar mag worden verwacht.
4.3 Erfrechtplan heeft het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.
4.4 Indien Erfrechtplan derden inschakelt, is Erfrechtplan niet aansprakelijk voor eventuele tekortkomingen of fouten van deze derden, tenzij Erfrechtplan bij de selectie of instructie van de derde niet de vereiste zorgvuldigheid in acht heeft genomen. Erfrechtplan is gerechtigd eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen van deze derden namens de klant te aanvaarden.
4.5 De klant vrijwaart Erfrechtplan voor aanspraken van derden, inclusief de redelijke kosten van juridische bijstand, die het gevolg zijn van onjuiste of onvolledige informatie van de klant of van een ander handelen of nalaten van de klant. Deze vrijwaring geldt niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Erfrechtplan.
5. Communicatie en bereikbaarheid
5.1 Erfrechtplan is op werkdagen bereikbaar van 09:00 tot 17:00 uur.
5.2 Erfrechtplan streeft ernaar om e-mails binnen twee werkdagen te beantwoorden en telefonische berichten binnen één werkdag te beantwoorden.
5.3 Bij spoedeisende zaken kan de klant dit expliciet aangeven. Erfrechtplan zal dan binnen redelijke grenzen al het mogelijke doen om sneller te reageren.
5.4 Communicatie vindt plaats via digitale kanalen, telefoon of persoonlijk contact. Voor vertrouwelijke informatie wordt bij voorkeur geen gebruik gemaakt van reguliere e-mail.
6. Verplichtingen van de klant
6.1 De klant is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke Erfrechtplan overeenkomstig haar oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de opdracht, tijdig ter beschikking te stellen.
6.2 De klant staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan Erfrechtplan ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden.
6.3 Voor erfrechtzaken dient de klant in ieder geval de volgende documenten aan te leveren (indien van toepassing):
- Legitimatiebewijs
- Relevante testament(en)
- Verklaring van erfrecht (indien aanwezig)
- Overlijdensakte (indien van toepassing)
- Andere relevante familierechtelijke documenten zoals huwelijksakten, echtscheidingsbeschikkingen of samenlevingscontracten
6.4 De klant dient Erfrechtplan onverwijld te informeren over feiten en omstandigheden die relevant kunnen zijn voor de uitvoering van de opdracht.
7. Geheimhouding
7.1 Erfrechtplan is verplicht tot geheimhouding van alle informatie en gegevens van de klant tegenover derden, behalve voor zover verstrekking nodig is voor de uitvoering van de opdracht (bijvoorbeeld aan de notaris, banken of de Belastingdienst), aan verwerkers die Erfrechtplan bij de dienstverlening inschakelt, of voor zover de wet daartoe verplicht.
7.2 Erfrechtplan zal in het kader van de opdracht alle voorzorgsmaatregelen nemen ter bescherming van de belangen van de klant.
7.3 De geheimhoudingsplicht geldt ook voor alle medewerkers van Erfrechtplan en door Erfrechtplan ingeschakelde derden.
7.4 De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de opdracht van kracht.
8. Intellectuele eigendom
8.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op alle in het kader van de diensten ontwikkelde of ter beschikking gestelde documentatie, adviezen, rapportages of andere materialen berusten uitsluitend bij Erfrechtplan.
8.2 De klant verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten die bij deze voorwaarden en de wet uitdrukkelijk worden toegekend. De klant mag de voor hem opgestelde documenten en adviezen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn opgesteld.
9. Vergoeding en betaling
9.1 De door Erfrechtplan gehanteerde vergoeding wordt vastgelegd in de opdracht tot dienstverlening.
9.2 Alle bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Aan consumenten worden alle bedragen inclusief btw vermeld.
9.3 Erfrechtplan kan een voorschot verlangen alvorens met de werkzaamheden aan te vangen.
9.4 Tussentijdse declaraties worden maandelijks verzonden, tenzij anders overeengekomen.
9.5 Betaling dient te geschieden binnen veertien (14) kalenderdagen na factuurdatum.
9.6 Bij niet-tijdige betaling is de klant van rechtswege in verzuim en is de klant de wettelijke rente verschuldigd, of de wettelijke handelsrente als de klant geen consument is. Een consument komt pas in verzuim nadat hij een betalingsherinnering met een termijn van veertien (14) dagen heeft ontvangen en ook binnen die termijn niet heeft betaald.
9.7 Is de klant in verzuim, dan komen de buitengerechtelijke incassokosten voor rekening van de klant. Voor consumenten worden deze berekend conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Voor overige klanten bedragen deze kosten 15% van het te incasseren bedrag met een minimum van € 100,-.
10. Dossiervorming en archivering
10.1 Erfrechtplan houdt van iedere opdracht een dossier aan.
10.2 Na afronding van de opdracht wordt het dossier gedurende 7 jaar bewaard, gezien de fiscale bewaarplicht. Komt het niet tot een opdracht, dan worden de gegevens van de klant 2 jaar na het eerste contact verwijderd, met uitzondering van naam, adres, woonplaats en telefoonnummer. Die worden daarna nog 5 jaar bewaard om de klant te kunnen benaderen over de diensten van Erfrechtplan, tenzij de klant daartegen bezwaar maakt.
10.3 Op verzoek van de klant kunnen kopieën uit het dossier worden verstrekt tegen vergoeding van de redelijke kosten. Een eerste kopie van de persoonsgegevens van de klant wordt kosteloos verstrekt.
10.4 De klant heeft recht op inzage in zijn eigen dossier.
11. Online dienstverlening
11.1 Voor online dienstverlening maakt Erfrechtplan gebruik van beveiligde verbindingen.
11.2 De klant is zelf verantwoordelijk voor adequate beveiliging van zijn eigen systemen en toegangsgegevens.
11.3 Digitale handtekeningen worden alleen geaccepteerd indien deze voldoen aan de wettelijke eisen.
12. Aansprakelijkheid
12.1 De aansprakelijkheid van Erfrechtplan is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd.
12.2 Indien geen uitkering onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de klant heeft betaald voor de betreffende diensten.
12.3 Iedere aanspraak tot schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen één jaar na ontdekking schriftelijk aan Erfrechtplan is gemeld.
12.4 De beperkingen in dit artikel gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van Erfrechtplan.
13. Overmacht
13.1 Onder overmacht wordt verstaan: elke van de wil van Erfrechtplan onafhankelijke omstandigheid die nakoming van de overeenkomst tijdelijk of blijvend verhindert.
13.2 In geval van overmacht heeft Erfrechtplan het recht om haar verplichtingen op te schorten.
13.3 Indien de overmacht langer dan twee maanden duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst te ontbinden.
14. Klachtenregeling
14.1 Erfrechtplan beschikt over een klachtenregeling die van toepassing is op iedere opdracht.
14.2 Klachten dienen schriftelijk of per e-mail via info@erfrechtplan.nl te worden ingediend binnen drie maanden na het moment waarop de klant bekend werd met het handelen of nalaten dat tot de klacht aanleiding heeft gegeven.
14.3 Erfrechtplan zal binnen vier weken na ontvangst van de klacht reageren.
15. Privacy en AI
15.1 Erfrechtplan verwerkt persoonsgegevens conform haar privacybeleid op www.erfrechtplan.nl.
15.2 Erfrechtplan maakt bij de dienstverlening gebruik van AI-hulpmiddelen, waaronder Claude van Anthropic, onder meer voor het uitwerken van gespreksnotities en het voorbereiden van documenten. Alle uitkomsten worden door een medewerker van Erfrechtplan gecontroleerd. Er worden geen beslissingen uitsluitend door AI genomen.
16. Beëindiging
16.1 De klant kan de overeenkomst te allen tijde schriftelijk opzeggen. Erfrechtplan kan de overeenkomst met een consument alleen om gewichtige redenen opzeggen, met inachtneming van een redelijke opzegtermijn.
16.2 Bij opzegging door de klant blijft de betalingsverplichting voor reeds verrichte werkzaamheden bestaan.
16.3 In geval van overlijden van de klant tijdens de opdracht, hebben de erfgenamen het recht de opdracht voort te zetten of te beëindigen.
17. Wijziging voorwaarden
17.1 Erfrechtplan is bevoegd wijzigingen in deze voorwaarden aan te brengen. De wijzigingen treden in werking op het aangekondigde tijdstip.
17.2 Erfrechtplan zal de gewijzigde voorwaarden tijdig aan de klant toezenden. Gaat de klant niet akkoord met een wijziging, dan kan hij de overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging in werking treedt.
18. Toepasselijk recht en geschillen
18.1 Op alle overeenkomsten tussen Erfrechtplan en de klant is Nederlands recht van toepassing.
18.2 Geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te ‘s-Hertogenbosch, onverminderd het recht van Erfrechtplan om een geschil voor te leggen aan een andere bevoegde rechter. Een klant kan binnen een maand nadat Erfrechtplan zich schriftelijk op dit artikel heeft beroepen, kiezen voor beslechting door de volgens de wet bevoegde rechter.
19. Slotbepalingen
19.1 Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden op enig moment geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd worden, dan blijft het overige in deze algemene voorwaarden bepaalde volledig van toepassing.
19.2 Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64233804
Versie: oktober 2026