Privacybeleid

Inhoudsopgave

1. Algemeen
2. Verwerking van persoonsgegevens
3. Specifieke verwerkingsdoeleinden
4. Bewaartermijnen
5. Beveiliging en delen van persoonsgegevens
6. Uw rechten en verzoeken
7. Contact en klachten
8. Datalekken
9. Cookies
10. Wijzigingen privacybeleid

 

1) Algemeen

1.1 Erfrechtplan respecteert uw privacy en behandelt uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, in het bijzonder wanneer het gaat om testament-gerelateerde informatie.

1.2 Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten van EP B.V., gevestigd aan de Helftheuvelweg 47 F.003, 5222 AV ‘s-Hertogenbosch, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64233804.

1.3 EP B.V., handelend onder de naam Erfrechtplan, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. U kunt ons bereiken via info@erfrechtplan.nl.

 

2) Verwerking van persoonsgegevens

2.1 Erfrechtplan verwerkt uw persoonsgegevens alleen op basis van de volgende wettelijke grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst
• Wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang
• Uw toestemming

2.2 Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contactgegevens (naam, adres, e-mail, telefoonnummer)
• Identificatiegegevens (legitimatiebewijs)
• Persoonlijke gegevens (geboortedatum, burgerlijke staat)
• Familiegegevens (gegevens van gezinsleden en familie)
• Financiële gegevens (WOZ-waarde, vermogen)
• Testamentaire wensen

2.3 Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk voor onze dienstverlening. Indien u deze gegevens niet wilt verstrekken, kunnen wij mogelijk niet aan onze verplichtingen voldoen en de gewenste diensten niet leveren.

2.4 Voor ons advies legt u ook gegevens vast van anderen, zoals uw partner, kinderen of erfgenamen. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de uitvoering van de opdracht.

2.5 Legt u medische wensen vast, bijvoorbeeld in een levenstestament, dan zijn dat gezondheidsgegevens en daarmee bijzondere persoonsgegevens. Deze verwerken wij alleen met uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt deze toestemming altijd intrekken.

 

3) Specifieke verwerkingsdoeleinden

3.1 Verzending brieven/ mailings

• Doel: Het versturen van informatieve brieven/ mailings
• Gegevens: Naam en adresgegevens en, bij e-mailings, uw e-mailadres
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang voor brieven per post en e-mailings aan klanten; toestemming voor e-mailings aan overige personen. Afmelden of bezwaar maken kan altijd.

3.2 Lezingen

• Doel: Reservering en bevestiging van lezingen
• Gegevens: Voorletters, achternaam, adres, e-mail, telefoonnummer
• Gebruik: Plaatsreservering, bevestiging, alternatief aanbod bij volle zaal
• Evaluatie: Vrijwillig evaluatieformulier voor kwaliteitsverbetering
• Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst (reservering); gerechtvaardigd belang (evaluatie)

3.3 Persoonlijke gesprekken en notaristraject

• Doel: Testament- en erfrecht inventarisatie
• Gegevens: Persoonlijke informatie nodig voor advies
• Gebruik: Advies tool, gespreksverslagen, concept-aktes
• Delen: Alleen met notaris na ondertekening Opdracht tot dienstverlening (OTD)
• Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst; voor medische wensen uw uitdrukkelijke toestemming

3.4 Gebruik van AI

Wij gebruiken AI-hulpmiddelen, waaronder Claude van Anthropic, onder meer voor het uitwerken van gespreksnotities en het voorbereiden van documenten. Een medewerker van Erfrechtplan controleert altijd de uitkomst. Er worden geen beslissingen over u genomen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Anthropic treedt op als verwerker, gebruikt uw gegevens niet om zijn AI-modellen te trainen en verwerkt gegevens mogelijk in de Verenigde Staten (zie 5.6). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

3.5 Facturatie en boekhouding

Voor facturatie en onze administratie verwerken wij uw naam, adres en betaalgegevens. Grondslag: wettelijke verplichting.

4) Bewaartermijnen

4.1 Erfrechtplan bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt.

4.2 Specifieke bewaartermijnen:

• Na persoonlijk gesprek zonder vervolg: 2 jaar na het eerste contact verwijderen wij uw gegevens. Uw naam, adres, woonplaats en telefoonnummer bewaren wij daarna nog 5 jaar om u te kunnen benaderen over onze diensten, tenzij u daartegen bezwaar maakt
• Na getekende OTD: 7 jaar (wettelijke bewaartermijn fiscaal advies)
• Contactgegevens voor nieuwsbrieven/ mailings: Tot afmelding
• Gegevens voor lezingen: 6 maanden na de lezing

5) Beveiliging en delen van persoonsgegevens

5.1 Erfrechtplan neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.

5.2 Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

5.3 Gegevens worden alleen gedeeld met derden indien:

• Dit noodzakelijk is voor uitvoering van onze overeenkomst
• U hiervoor toestemming heeft gegeven
• Dit wettelijk verplicht is

5.4 Met verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten voor adequate gegevensbescherming.

5.5 Erfrechtplan neemt onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

• Beveiligde opslag van persoonsgegevens
• Beveiligde servers
• Toegangsbeperking tot persoonsgegevens
• Regelmatige veiligheidscontroles en updates
• Fysieke beveiliging van locaties waar gegevens worden bewaard
• Clean desk policy en vertrouwelijke vernietiging van documenten

5.6 Gegevensverwerking buiten de EU:

• Persoonsgegevens worden in principe opgeslagen binnen de EU
• Voor het gebruik van AI (Anthropic) worden gegevens mogelijk verwerkt in de Verenigde Staten. Dit gebeurt op basis van het EU-US Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie
• Indien verwerking buiten de EU noodzakelijk is, gebeurt dit alleen in landen met een adequaat beschermingsniveau volgens de Europese Commissie
• Bij verwerking buiten de EU worden passende waarborgen getroffen via de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie

5.7 Wij delen uw gegevens met de volgende (categorieën) ontvangers:

• de notaris bij wie u de akte passeert;
• de leverancier van onze advies tool en onze hosting;
• onze leveranciers voor facturatie en boekhouding;
• de partij die onze (e-)mailings verzorgt;
• Anthropic (AI), Verenigde Staten;
• de Belastingdienst of andere instanties, als de wet ons daartoe verplicht.

6) Uw rechten en verzoeken

6.1 U heeft het recht om:

• Uw persoonsgegevens in te zien
• Uw persoonsgegevens te corrigeren
• Uw persoonsgegevens te laten verwijderen
• De verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken
• Uw persoonsgegevens over te laten dragen
• Uw toestemming in te trekken
• Bezwaar te maken tegen verwerking

6.2 Indienen van verzoeken:

• Verzoeken kunnen worden ingediend via info@erfrechtplan.nl
• Alleen als wij uw identiteit niet op een andere manier kunnen vaststellen, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen
• In deze kopie maakt u uw pasfoto, MRZ (strook met nummers onderaan), paspoortnummer en BSN onleesbaar
• U ontvangt binnen een maand een reactie op uw verzoek

6.3 Erfrechtplan kan u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit vast te stellen.

7) Contact en klachten

7.1 Contact Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via:

• E-mail: info@erfrechtplan.nl
• Post: Helftheuvelweg 47 F.003, 5222 AV ‘s-Hertogenbosch
• Telefoon (spoedgevallen): 085 – 8000 100

7.2 Klachtenprocedure

• Klachten kunt u melden via bovenstaande contactgegevens
• Bij onvoldoende afhandeling: klacht mogelijk bij Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)

 

8) Datalekken

8.1 Er is sprake van een datalek als er een inbreuk op de beveiliging is, die leidt tot vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot persoonsgegevens.

8.2 Bij een datalek neemt Erfrechtplan de volgende stappen:

• Het incident wordt direct intern gemeld en onderzocht
• Indien nodig wordt het lek binnen 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het lek waarschijnlijk geen risico oplevert voor betrokkenen
• Betrokkenen worden geïnformeerd indien het lek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor hun rechten en vrijheden
• Er worden maatregelen genomen om het lek te dichten en soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen

8.3 Bij de afhandeling van datalekken volgt Erfrechtplan de voorschriften en richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

9) Cookies

9.1 Onze website gebruikt cookies. Voor analytische en marketingcookies vragen wij eerst uw toestemming. Meer informatie staat in ons cookiebeleid op www.erfrechtplan.nl.

 

10) Wijzigingen privacybeleid

10.1 Erfrechtplan behoudt zich het recht voor dit privacybeleid aan te passen.

10.2 De meest actuele versie vindt u altijd op www.erfrechtplan.nl.

 

Versie: oktober 2026